Gadgetshowto
Det finns inget som tvivlar på att e-post har revolutionerat hur vi kommunicerar med varandra. Och även om människor i allt högre grad föredrar saker som sociala nätverk och snabbmeddelandeprogram för att chatta med vänner idag, är sanningen fortfarande att när det gäller korrekt kommunikation är e-post fortfarande det föredragna mediet.
Från universitet till globala företag och från studenter till VD används e-post nästan överallt och av alla. Som sagt, nästan alla av oss har flera e-postadresser, med en eller (flera) av de många e-postleverantörerna. Men den verkliga frågan är om vi bekräftar protokollet för korrekt e-postanvändning?
Om du är osäker på svaret är den här artikeln, som understryker de grundläggande e-etiketterna som alla ska följa, för dig. Så utan vidare, här går de.
Grundläggande e-etiketter
1. Använd en professionell e-postadress
Din e-postadress anses ofta vara ett tecken på din personlighet. Av den anledningen är det viktigt att ha en professionell e-postadress, vanligtvis med ditt för- och efternamn som utgör "användarnamnet". Detta är ännu viktigare om du tänker använda e-postadressen för professionell kommunikation (t.ex. skicka CV till rekryterare, tillhandahålla arbetsprover till kunder).
Om ditt användarnamn inte är tillgängligt kan du lägga till ett valfritt nummer (t.ex. födelsedatum) att få en. För att nämna några exempel, [email protected] eller [email protected] kan betraktas som bra val. På den andra sidan, använd något liknande [email protected] eller [email protected], och du kan vara ganska säker på att dina e-postmeddelanden inte ens öppnas av mottagarna.
Dricks: Använd så mycket som möjligt en separat e-postadress för alla dina professionella behov. Och om du inte har något emot att beskjuta några dollar, är det bäst att gå till värd e-post med din egen domän.
2. Inkludera alltid ett ämne och håll det tydligt och koncist
Ämnesraden är en av viktigaste komponenterna i e-post, som det omedelbart ger mottagaren en uppfattning om den information som ingår i e-postmeddelandet. Det är därför som alla dina e-postmeddelanden ska ha en ämnesrad, även om innehållet inte är så viktigt. Att lämna ämnesraden tom uppfattas som slarv från avsändarens sida.
Ännu viktigare är att ämnesraden bör vara kortfattad och till sak, så att mottagaren kan ta reda på innehållet i e-postmeddelandet så snabbt som möjligt. Få exempel är Projektrapport bifogad, Resultatundersökning - tidigt svar begärt, och sådana saker.
3. Använd standardteckensnitt och minimal formatering
Oavsett hur mycket du gillar de snygga teckensnitt du har på din dator, de är ett absolut nej-nej när det gäller att skriva e-post. Det är för att om du använder ett icke-standardteckensnitt och det inte är installerat på mottagarens dator, visas inte e-postens text som avsett. Detta är anledningen till att de flesta e-posttjänster bara har ett fåtal standard-, serif- och sans-serif-teckensnitt (t.ex. Times New Roman, Arial) tillgängliga för att skriva e-post. Och du borde hålla fast vid dem.
Håll också formateringen i din e-post så mindre som möjligt. Om du inte behöver betona ett visst avsnitt, rad etc. i e-postens innehåll, avstå från att använda höjdpunkter och färger för texten. Faktiskt, e-posttextens färg bör endast vara svart, eftersom den är den mest läsbara.
4. Undvik skrivfel, felaktig grammatikanvändning och skiljetecken
Även om inte alla där ute är en grammatik-nazist, och det är inte kriminellt att ha ett oavsiktligt skrivfel eller två i dina e-postmeddelanden, felaktig språkanvändning, meningsstruktur etc., ger generellt mottagaren ett negativt intryck. Så det är oerhört viktigt att du trippelkontrollera ett mejls ämnesrad, kropp och alla andra textelement för oavsiktliga grammatik- och skiljeteckenfel (och korrigera dem, om de hittas) innan du trycker på “Skicka” -knappen.
Dessutom borde du göra det använd aldrig flera skiljetecken (t.ex. !!!) i dina e-postmeddelanden. Detsamma gäller slangord (t.ex. LMAO), populära sammandragningar (t.ex. Gotcha!) Och uttryckssymboler. Alla dessa saker ser väldigt omogna och oprofessionella ut och är bäst kvar för sociala nätverk och omedelbara chattar.
Dricks: Ta alltid hand om hur du använder ord, meningar etc. i dina e-postmeddelanden. Ett e-postmeddelande (eller något annat, för den delen) bör aldrig någonsin komponeras i ALL CAPS, eftersom det anses vara Internet motsvarande att skrika.
5. Ge bilagor beskrivande namn
Ofta måste vi skicka / ta emot flera filer som bilagor med våra e-postmeddelanden. Även om detta är ganska nödvändigt kan ingenting vara värre än att få ett e-postmeddelande som är laddat med många slumpmässigt namngivna filer (t.ex. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) som inte ger någon mening. Så, när du skickar bilagor med ett e-postmeddelande, byt namn på dem med några beskrivande filnamn så att mottagaren omedelbart känner till deras innehåll utan att behöva öppna dem. Till exempel, om du skickar ditt CV till en blivande arbetsgivare, ge det ett namn som CurrentResume_JohnDoe. Enkelt och enkelt.
Också, om du tänker skicka ett stort antal (t.ex. 20) bilagor med e-post, det är bättre att kombinera dem i ett Zippat arkiv först. För ännu mer tydlighet kan du nämna detaljer som bifogningsantal, total arkivstorlek etc. i e-postens brödtext.
6. Inkludera alltid en signatur
En signatur är nödvändigt för att ordentligt stänga eller avsluta e-posttexten. Men ännu viktigare, det ger också en "äkthet" till e-postmeddelandet och dess innehåll. Så alla dina e-postmeddelanden bör ha din signatur inkluderad i dem. Skapa och spara bara en signatur i e-postens inställningar, så läggs den automatiskt till i slutet av varje e-post du skriver.
Pratar om ”Vad” bör ingå i signaturen, det är något du bör bestämma, eftersom det varierar från person till person. Med detta sagt kan du som regel inkludera Kontaktinformation (t.ex. officiellt nummer, sekundär e-post), liksom länkar till dina sociala profiler. I ett nötskal ska en signatur fungera som ditt digitala kontaktkort. Men överbelasta inte den med för mycket onödig information.
7. Bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden
Modern e-post har avancerat så mycket att när du trycker på “Skicka” -knappen kan du vara 200% säker på att den når mottagarens inkorg, en sekund eller två senare. Men som med all teknik, e-post kan (och ibland gör) också drabbas av stilleståndstider. Så när du får ett e-postmeddelande (särskilt om det är viktigt), bekräfta mottagandet genom att svara på avsändaren med ett litet meddelande.
Även om det inte går att bekräfta varje e-post du får, bör du försöka göra det. Ännu viktigare, du bordeerkänna e-postmeddelanden som felaktigt skickas till dig, eftersom avsändaren kanske väntar på svar från andra sidan. Detta gör avsändaren medveten om felet och sparar också e-postens faktiska avsedda mottagare några problem.
8. Använd rätt hälsningar
När vi pratar med människor ansikte mot ansikte eller till och med i telefon börjar vi alltid med att hälsa på dem. Och samma regel gäller även för e-postmeddelanden, så dina e-postmeddelanden ska alltid ha rätt hälsningar till mottagaren. Beroende på vem du skickar ett e-postmeddelande kan hälsningen vara formell (t.ex. Dear Mr. Johnson, Professor Keller), eller informell (Hej Adam, Hej Jenna). På samma sätt måste slutet (t.ex. hälsningar, med vänliga hälsningar) ha samma underliggande ton som början hälsning, liksom det övergripande budskapet.
Det är värt att notera att du borde avstå från att använda extremt informella och dagliga hälsningar (t.ex. vad är det?) i e-postmeddelanden. Det säger sig självt att det anses vara ganska oprofessionellt.
9. Använd inte Svara alla varje gång
Det finns tillfällen när du får ett e-postmeddelande som också skickas till flera andra mottagare (t.ex. ett viktigt meddelande i ett företag). Men när du svarar på sådana meddelanden, du skyndsamt använda alternativet “Svara alla”. Detta skickar inte bara svaret till den ursprungliga avsändaren utan till alla andra som har fått e-postmeddelandet, oavsett om svaret är avsett för dem eller inte. Detta är ett perfekt sätt att täppa till mottagarnas inkorgar.
Av denna anledning, vara försiktig när du svarar på e-postmeddelanden med flera mottagare och använd alternativet “Svara”. Endast när du är 100% säker på att ditt svar är avsett för alla i mottagarlistan, ska du använda alternativet “Svara alla”.
10. Använd fälten Cc och Bcc korrekt
Tillsammans med fältet "Till", "Cc”Och”Bcc”Fält är något som alla som någonsin har fått ett e-postmeddelande känner till. Men även efter det brukar de flesta använda dem felaktigt.Här är en nedgång på vad de är och när de ska användas:
- Cc: Står för kolfiberkopia. Om det finns vissa mottagare som du vill skicka ett e-postmeddelande till, men vill inte att de ska veta att det här e-postmeddelandet "bara" är avsett för dem, ange deras e-postadresser i det här fältet. Varje mottagare kan se e-postadresserna till andra i fältet Cc.
- Bcc: Förkortning för Blind Carbon Copy. Om det finns flera mottagare som du vill skicka ett e-postmeddelande, men vill att de ska se sig själva som de enda mottagarna av e-postmeddelandet, ange deras e-postadresser i det här fältet. Varje mottagare i ett Bcc-fält kan bara se sin egen e-postadress och inte de andra. Detta alternativ passar bättre för integritet.
11. Svara på e-post i rätt tid
Med tanke på hur många e-postmeddelanden vi får dagligen är det nästan omöjligt att svara på dem alla direkt. i alla fall, även om ett e-postmeddelande har lite låg prioritet bör du försöka svara på det i rätt tid. I allmänhet bör detta ske inom 24-48 timmar efter att du fått ett e-postmeddelande. Och om du inte kommer att kunna svara på e-post under en tid (t.ex. på grund av en paus), använd funktionen för autosvar eller semestersvarare, som de flesta e-posttjänster har.
12. Formatera e-postmeddelanden korrekt innan vidarebefordran
Så snart knappen "Framåt" trycks in på ett e-postmeddelande, hela meddelandet (inklusive eventuella bilder, feljusterad text etc. det kan ha) är konstigt indragen till höger, och infogas i ett tomt e-postmeddelande så att du kan ange mottagarnas e-post-ID och skicka det. Detta förstör inte bara formateringen av det ursprungliga e-postmeddelandet utan också introducerar en hel del blanksteg och extra symboler (>) i den vidarebefordrade e-postklumpen, vilket i sin tur gör e-postmeddelandet nästan oläsligt.
För att ordna upp det borde du göra det formatera korrekt det vidarebefordrade e-postmeddelandet när det är inbäddat i ett tomt e-postmeddelande. Detta inkluderar att ta bort det extra vita utrymmet, samt att bli av med extra tecken, tomma rader och sådant.
SE ÄVEN: Bästa Evernote tips och tricks
Använd e-post som det är tänkt att användas
Eftersom det är det primära kommunikationsmedlet i dagens Internetanslutna värld är det oerhört viktigt att e-post används i enlighet med rätt regler, som inkluderar allt från hur du hälsar mottagarna till den typsnitt du väljer. Och etiketterna som beskrivs ovan hjälper dig att göra just det, vilket ger en övergripande bättre och produktiv e-postupplevelse. Så prova dem och låt oss veta dina favoriter i kommentarerna nedan.
